Ответить в теме

ТВ спасибо

подумала, что надо бы положение переписать)))

Татьяна-Васильевна,

Ulyanka, заставлять - нельзя (добавьте пп в ЛНА (достаточно давно на эту тему было много споров)) :
4.Порядок выдачи денежных средств под отчет и оформления их расходования;
4.1 Порядок выдачи денежных средств под отчет:
4.1.1 Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения и ОПП, вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах организации без авансирования с последующим возмещением им расходов. Разрешить расчеты с сотрудниками -выдача наличных денежных средств под отчет в следующем порядке : сначала выдача средств сотрудника на покупку канцелярских и хозяйственных товаров, затем авансовый отчет. Покупка МПЗ и товаров за счет собственных средств , а потом выплата компенсации от предприятия);
4.1.2.Приобретение товаров (работ, услуг) без авансирования сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности организации приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет (не находится на территории предприятия);
4.1.3. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей;
4.1.4. Считать формой заявления с просьбой компенсировать осуществленные в интересах организации расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, авансовый отчет, который предоставляется в течение 14 календарных дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Авансовый отчет визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения;
4.1.5. Выплата компенсации сотрудникам осуществляется в течение 30 календарных дней со дня представления подтверждающих документов;
Лица , получившие наличные деньги под отчет на расходы , не связанные с командировкой , или лица ,осуществивших расходы за счет собственных средств обязаны в течении 30 календарных дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Ulyanka, ну так Ваш же сотрудник сам всё добровольно купил? правда?

Сообщение от Ulyanka

Кто прав?

конечно же прав директор: никого ничего нельзя заставлять делать.
Но ежели все согласные - то всё нормально
Это даже предусмотрено самой формой АО!

Сообщение от Ulyanka

что не имеете право заставлять работников тратить личные средства.

Да, заставлять не имеет право, но можете разрешить, а потом возместить

Добрый вечер, подниму вопрос.
Сотрудником были произведены расходы на отправку почты, покупку конвертов. Оформили АО, хочу возместить ему расходы на карту. Директор утверждает, что не имеем право: сначала надо выдать в подотчет сумму, потом отчитаться. Несколько лет назад директору при проверке ( сам не помнит кто) сказали, что не имеете право заставлять работников тратить личные средства.
Кто прав?

Сообщение от Свечков

так дубленка не подотчетнику же пойдет

А есть разница?

Сообщение от Свечков

можно жене дубленку купить

Или как спецодежду проводить планируете?

Сообщение от Свечков

На 20 рублей можно жене дубленку купить.

Угу. Пару шерстинок. )

Сообщение от Свечков

дубленка не подотчетнику же пойдет

А это и вовсе - хищение. В особо циничных размерах - не наживы ради, а чисто ради искусства. )))

Сообщение от Январь

А говорили, не доход

так дубленка не подотчетнику же пойдет

Сообщение от Крысавица

Ну пусть так. Но всё равно - на какие цели можно выдать 20 руб.? Что на них можно приобрести или куда потратить? Сейчас даже проезд дороже обойдётся. Ну разве что проезд в одну сторону, без возврата - так сказать, тонкий намёк работнику...

20 руб ни на какие, это просто факт наличия денег в подотчете для составления авансового отчете. Разговор этот давний, вытекает из того, что работник на свои деньги не должен что-то покупать для предприятия, нарушаются права работника. Вот из-за нарушения таких прав и пошли разговоры о том, что сначала деньги, а потом (стулья) авансовый отчет.

Свечков, так 20 рублей выдаете на покупку дубленки? А говорили, не доход

Сообщение от Крысавица

На что можно потратить 20 руб.?

На 20 рублей можно жене дубленку купить. А на лимон даже автомобиль

Сообщение от Крысавица

Но всё равно - на какие цели можно выдать 20 руб.?

я тоже считаю это бессмысленным

Сообщение от ZZZhanna

отменили же заявления

Ну пусть так. Но всё равно - на какие цели можно выдать 20 руб.? Что на них можно приобрести или куда потратить? Сейчас даже проезд дороже обойдётся. Ну разве что проезд в одну сторону, без возврата - так сказать, тонкий намёк работнику...

Сообщение от Крысавица

Сейчас выдача под отчёт осуществляется по заявлению работника

отменили же заявления

Сообщение от Свечков

на выдачу денег под отчет. потому что я выдаю их под отчет.

Сейчас выдача под отчёт осуществляется по заявлению работника с указанием конкретных целей. На что можно потратить 20 руб.?

Сообщение от Бумашкина

мы в таких (редких) случаях еще оформляем заявление от работника "Прошу возместить мне расходы, понесенные мной в производственных целях ...и.т.д." и визируем его у директора.

Тоже можно, для надежности.

Сообщение от [b

buh_young[/b], в чём проблема возместить расходы сотрудника на нужды организации, произведённые им за счёт личных средств? Пропишите эту возможность в порядке ведения кассовых операций, если чего-то боитесь, как это допускалось ещё лет 7 назад.

Совершенно согласна. Только мы в таких (редких) случаях еще оформляем заявление от работника "Прошу возместить мне расходы, понесенные мной в производственных целях ...и.т.д." и визируем его у директора. Вроде как налоговики считали, что это сотрудник купил что-то для личных целей, а потом продал организации

План счетов раза 3-4 менялся, бухотчетность (особенно годовая) стала проще, налогообложение - сложнее.

Сообщение от Server56

А я с этим столкнулся еще в год Московской Олимпиады (1980), когда начал на практике изучать премудрости бухучета.

бухучет со времен советской власти сильно изменился?

Сообщение от Январь

На что "похожи" 20 рублей?

на выдачу денег под отчет. потому что я выдаю их под отчет.

Сообщение от Январь

документ так назвали

вот именно

А я с этим столкнулся еще в год Московской Олимпиады (1980), когда начал на практике изучать премудрости бухучета.

Сообщение от Server56

И 17 и 27.

Я 17 лет не работаю бухгалтером, всего лишь 12. Цифра в 7 лет у меня возникла потому, что именно в то время я досконально изучила вопрос компенсации наличных расходов сотрудникам.

Сообщение от Крысавица

это допускалось ещё лет 7 назад.

И 17 и 27.

Univers, с 2013 г. обязательными остались только формы кассовых документов, а авансовые отчеты к ним не относятся.

buh_young, в чём проблема возместить расходы сотрудника на нужды организации, произведённые им за счёт личных средств? Пропишите эту возможность в порядке ведения кассовых операций, если чего-то боитесь, как это допускалось ещё лет 7 назад.
И переплачивать - совершенно лишнее и очень чревато последствиями, о которых вам писали выше.

"Новая бухгалтерия", 2011, N 9

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ СОБСТВЕННОГО ПРИГОТОВЛЕНИЯ

На практике часто возникает ситуация, когда в унифицированной форме первичного документа невозможно полностью отразить хозяйственную операцию. В таких случаях компании самостоятельно разрабатывают собственный бланк, взяв за основу унифицированную форму. Причем часто в нее не только добавляют нужные показатели, но и без зазрения совести убирают "лишние". Однако Минфин России непреклонен: унифицированную форму можно дополнить, но не сократить. Такое мнение чиновники высказали и в Письме от 08.07.2011 N 03-03-06/1/414, на этот раз в отношении формы N АО-1 "Авансовый отчет".

Документ есть, но он нам не подходит

В комментируемом Письме Минфин России рассмотрел следующую ситуацию.
Компания осуществляет расчеты только с использованием корпоративных кредитных и дебетовых карт. Соответственно, на руки подотчетному лицу выдаются не наличные денежные средства, а пластиковая карта.
По этой причине унифицированная форма N АО-1 "Авансовый отчет" не подходила компании, и она самостоятельно разработала свой бланк авансового отчета. Эта форма содержала все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Кроме того, она была утверждена приказом руководителя компании в составе учетной политики согласно п. 4 ПБУ 1/2008.
Но вот беда: взяв за основу собственного бланка унифицированную форму N АО-1 "Авансовый отчет", компания не только добавила поля, необходимые для отражения нужной информации, но и исключила из документа "лишние" показатели. Так, в бланке, разработанном компанией, отсутствовали поля "Получен аванс из кассы" и "Остаток внесен/перерасход выдан" с указанием суммы остатка/перерасхода по авансу и реквизитов кассового ордера.
Однако после этого у компании возник вопрос: может ли такой авансовый отчет служить основанием для включения затрат, осуществленных подотчетными лицами, в расходы при расчете налога на прибыль? Компания направила соответствующий запрос в Минфин России, в котором пояснила, что унифицированная форма N АО-1 не содержит достаточного количества полей для отражения необходимой информации производственного и управленческого характера. И наоборот, содержит поля, которые компанией никогда не используются в силу особенностей расчетов с подотчетными лицами.
По мнению Минфина России, в целях налогообложения прибыли авансовый отчет необходимо составлять по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо доработанной, но без изменения имеющихся в ней реквизитов. То есть в унифицированную форму N АО-1 могли быть добавлены дополнительные показатели, необходимость наличия которых обусловлена особенностями деятельности компании. Удалять какие-либо показатели из унифицированного документа нельзя. Поэтому авансовые отчеты, представленные подотчетными лицами по форме, разработанной компанией, принимать к учету нельзя.

Можно больше, но не меньше

Свою позицию финансисты обосновали так. Для целей налогообложения прибыли все расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого произведены затраты. Подтверждающими могут служить и документы, имеющие косвенное отношение к произведенным расходам (например, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором и т.д.) (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Хозяйственные операции, проводимые компанией, оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухучет (ст. 9 Закона N 129-ФЗ). К учету принимаются документы, которые составлены в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, содержащимися в специальных альбомах. Документы, для которых нет унифицированной формы, могут быть разработаны компанией самостоятельно с условием, что в них будут содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
К разработке документов, имеющих унифицированные аналоги, требования строже. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 установлен Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации. Согласно указанному Порядку в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) компания при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденной Госкомстатом России унифицированной формы остаются без изменения (включая код, номер формы и наименование документа). Удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения компания должна оформить соответствующим организационно-распорядительным документом.
А вот форматы унифицированных бланков являются рекомендуемыми и могут изменяться.
Так, при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных документов можно расширять и сужать графы и строки, включать дополнительные строки (в том числе свободные) и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Что делать?

На наш взгляд, компании необходимо внести изменения в самостоятельно разработанный авансовый отчет, вернув в него все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой N АО-1. Иначе проблем с налоговой не избежать: затраты, произведенные подотчетным лицом, инспекторы вычеркнут из состава расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли, как не имеющие надлежащего документального подтверждения (Письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764 и ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890).
Есть вероятность, что в случае судебного разбирательства арбитры поддержат фискалов. Об этом можно судить по итогам налоговых споров, в которых затрагивались вопросы правомерности удаления показателей из других унифицированных документов, например товарной накладной N ТОРГ-12. Финансисты неоднократно указывали, что исключать из нее какие-либо реквизиты нельзя. Ведь унифицированная форма товарной накладной N ТОРГ-12 и Указания по ее применению утверждены Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 N 132 (см., например, Письма Минфина России от 30.06.2011 N 03-11-11/107 и от 31.05.2011 N 03-11-11/144).
В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 22.03.2010 N А05-11672/2009 арбитры отказали компании в удовлетворении заявления о признании незаконным решения инспекции. Одним из оснований для отказа стало удаление из накладных N ТОРГ-12 отдельных реквизитов, предусмотренных унифицированной формой.
Так, форма N ТОРГ-12 предусматривает указание стоимостных показателей в рублях, а компания оприходовала товары на основании накладных, в которых поставщик заменил рубли условными единицами. Судьи решили, что эти товарные накладные не могли быть приняты компанией к учету. Следовательно, факт принятия товара на учет заявителем не доказан. Высшие арбитры, рассмотрев заявление компании о пересмотре судебных актов в порядке надзора, отказали в передаче дела в Президиум ВАС РФ (Определение ВАС РФ от 14.07.2010 N ВАС-9383/10).
Между тем этой претензии инспекторов компания могла бы избежать, если бы в товарную накладную была просто внесена дополнительная графа с указанием цены товара в условных единицах и даты, на которую определяется эквивалент стоимости товара в рублях.
Правомерность внесения таких дополнений в товарную накладную подтверждается Письмом УФНС России по г. Москве от 14.12.2005 N 20-12/93198.
В Постановлении того же ФАС от 22.10.2010 N А44-4/2010 судьи указали, что представленные компанией документы не соответствуют тем, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Поэтому такие документы не подтверждают осуществленные расходы.
В то же время некоторые суды не считают такое нарушение основанием для доначислений, если реальность сделок не опровергнута. Например, ФАС Московского округа в Постановлении от 21.09.2009 N КА-А40/7535-09 решил, что формальное несоответствие первичных документов унифицированной форме не может служить основанием для отказа в принятии к учету таких документов, поскольку это не свидетельствуют об отсутствии затрат как таковых. Аналогичные выводы содержит и Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 14.10.2010 по делу N А81-1578/2008.
Между прочим, если авансовый отчет, с точки зрения налоговиков, не будет соответствовать требованиям законодательства РФ, проблемы возникнут и у работника: полученный им аванс включат в налоговую базу по НДФЛ. И судьи могут с этим согласиться.
Например, Арбитражный суд г. Москвы в Решении от 24.04.2008 по делу N А40-2763/08-107-11 указал, что отсутствие авансового отчета, составленного по унифицированной форме N АО-1, так же как и прилагаемых к нему первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств (документальное подтверждение хозяйственной операции), является основанием для включения полученного аванса в доход работника. И компания-работодатель обязана исчислить и удержать НДФЛ с суммы такого дохода.
Судьи ФАС Поволжского округа также считают, что в случае, когда оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований законодательства, суммы, выданные подотчетному лицу, квалифицируются как его доход. Он облагается НДФЛ и включается в базу при исчислении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (Постановление от 22.09.2009 по делу N А55-1433/2009).
Конечно, не все суды придерживаются такого подхода. Например, ФАС Уральского округа в Постановлении от 20.05.2010 N Ф09-3619/10-С2 (легитимность вердикта подтверждена Определением ВАС РФ от 05.10.2010 N ВАС-13027/10) не признал денежные средства, выданные под отчет работникам, их доходом, несмотря на то что оправдательные документы, подтверждающие командировочные расходы, не соответствовали требованиям законодательства. Вопрос в том, надо ли доводить дело до суда? С учетом того, что и судьи вполне могут расценить несоответствие авансового отчета унифицированному документу как его отсутствие, рисковать не стоит.
Подведем итог. Какой должна быть форма авансового отчета, если работник рассчитывается с использованием корпоративных карт? Понятно, что за основу следует взять унифицированную форму N АО-1. И не удалять из нее никаких реквизитов! Что касается дополнений формы N АО-1 собственными показателями, здесь у бухгалтера полная свобода творчества. Ниже приводится предлагаемый нами образец заполнения унифицированной формы N АО-1 (лицевая сторона), доработанной с учетом потребностей компании, проводящей расчеты с подотчетными лицами безналом.

"а потом разносим конкретно по ФИО сотрудников"
не поняла как это потом? разве не сразу, перечисляя подотчет конкретному сотруднику?

А мы перечисляем подотчетные суммы на карточки через банк-клиент так - ПРОЧИЕ ОПЕРАЦИИ.КОД 09. а потом разносим конкретно по ФИО сотрудников

Сообщение от ZZZhanna

почему? В чем нарушение и как наказывается?

ни разу ни в прессе, ни при выездных к такому оформлению отчетов за потраченные суммы претензий не было

Сообщение от Свечков

Выдача денег под отчет бывает похожа на доход сотрудника?

Если долг по ав.отчету 100 руб., а вы выплатили 120 руб. На что "похожи" 20 рублей?

Сообщение от Свечков

Но аванса не было? О каком авансовом отчете можно говорить при отсутствии аванса?

Об обычном. Просто потому, что документ так назвали.

Сообщение от Свечков

Перерасход чего? Ничего? Так не бывает.

Перерасход свыше 0. Ничем принципиально не отличается от перерасхода свыше 1.